Notion – Công Cụ Không Thể Thiếu Cho Writer

Mình bắt đầu biết và sử dụng Notion từ khi sang Nhật. Trước đây chưa từng nghe nói tới công cụ này, ngay cả khi làm việc ở các startup hồi ở Việt Nam. Theo quan sát cá nhân mình thì Notion không thật sự phổ biến ở Việt Nam, cho tới bây giờ cũng chỉ mới gọi là làm quen ở một số nhóm nhỏ “yêu thích công cụ quản lý cá nhân / productivity geeks / creator / freelancer.” Hiện tại, ở Việt Nam vẫn dùng những công cụ hỗ trợ ghi chép quản lý file như Google Docs, Onenote hay các app notes khác.

📌 Nếu bạn muốn xem thêm dữ liệu khách quan về mức độ phổ biến Notion ở Việt Nam trước và sau 2023, mình có tổng hợp trong bài fact-check Notion.

Trải Nghiệm Cá Nhân Khi Dùng Notion

Bản thân mình đã dùng qua Google Docs, Onenote nhưng đến khi trải nghiệm với Notion thì rõ ràng là một sự khác biệt mà tool này mang lại. Notion cho phép tạo trang lồng trang, ghi chép và định dạng nhanh chóng với các heading. Giao diện cực kỳ thân thiện và dễ dùng. Mình rất thích navigation và search tool của họ. Nếu bạn tạo heading thì ngay bên phải điểm chạm sẽ có phần mục lục để bạn jump tới nhanh. Command ⌘K là phím ưa thích của mình khi sử dụng tìm kiếm tài liệu nội dung đã lưu trữ: tìm nhanh và chính xác. Notion hoạt động như một web page có thể đặt link trang (internal links). Ngoài ra có rất nhiều template và format hỗ trợ các nhu cầu xây dựng nội dung khác nhau một cách nhanh chóng.

Vì Sao Notion Bùng Nổ Ở Nhật Bản?

Gần đây (2024–2025), Notion thông báo đã đạt mốc 100 triệu người dùng toàn cầu. Nhật Bản chiếm khoảng ~10% lưu lượng so với các quốc gia khác. Đây quả thật là một con số ấn tượng! Mình cứ nghĩ Nhật chậm thay đổi và ít adapt các tool mới, nhưng khi tìm hiểu mới thấy hoàn toàn ngược lại. Từ 2021, Notion có ngôn ngữ Nhật và Hàn – chính là thời điểm người Nhật cũng bắt đầu làm quen với tool này. Và một khi đã làm quen rồi thì chắc chắn họ sẽ mê, vì mình nghĩ tool này được xây dựng đúng “gu” của người Nhật: văn hóa kiểm soát và tối ưu. Người Nhật vốn quen với việc quản lý công việc, quy trình và ghi chú cực kỳ cẩn thận (手帳文化 – văn hóa dùng sổ tay). Khi có một công cụ số hóa được điều này, lại linh hoạt và đẹp mắt, họ dễ dàng chấp nhận như một “digital notebook 手帳.”

Ngoài ra, Covid-19 cũng là nhân tố thúc đẩy các công ty và cá nhân tìm kiếm giải pháp làm việc từ xa hiệu quả với Notion. Notion không chỉ là app ghi chú đơn thuần — nó là nền tảng workspace all-in-one (ghi chú + cơ sở dữ liệu + wiki + quản lý project).

📌 Chi tiết timeline phát triển từ 2016–2024 và lý do Notion bùng nổ ở Nhật mình có phân tích thêm trong bài fact-check.

Một minh chứng rõ ràng về sự lan tỏa này: chỉ trong 2–3 năm qua, có hàng loạt kênh YouTube, blog và sách hướng dẫn bằng tiếng Nhật về Notion. Điều này giảm rào cản ngôn ngữ, khiến người mới dễ tiếp cận hơn. Ở Nhật hiện có cả “Notion アンバサダー (Notion Ambassador)” và hội meetup định kỳ. Cụ thể hơn là ở một thị trấn nhỏ tại Ryokan nơi mình làm việc, ông sếp Nhật của mình cũng đang sử dụng Notion – điều này khiến mình thật sự bất ngờ. Nhờ vậy, khi tham gia cùng làm các dự án ở khách sạn, hai người cũng dễ dàng kết nối thông qua một nền tảng chung, nhanh chóng và hiệu quả.

Free Hay Paid – Có Cần Nâng Cấp?

Liệu có cần dùng bản nâng cấp? Cá nhân mình thấy bản free đã cho bạn rất nhiều khả năng quản lý nội dung tốt. Thú thật mình chủ yếu dùng cho cá nhân nên các tính năng kết nối chia sẻ, upload file hay gần nhất là AI mình không cần. File mình có thể embed link từ Google Drive nhanh chóng và tiện lợi. Mình nghĩ nếu dùng bản trả phí thì Notion có thể thay thế luôn Google Drive trong việc quản lý nội dung và file không giới hạn dung lượng. Tuy nhiên, đối với mình thì vẫn sẽ dùng kết hợp song song theo kiểu:

• Notion = trung tâm kiến thức & điều phối (page + link + database).
• Google Drive = kho file lớn (upload ảnh/video gốc, tài liệu nặng).

📌 So sánh chi tiết ưu – nhược điểm giữa Notion và Google Drive bạn có thể đọc thêm trong bài fact-check Notion.

Mình nghĩ Notion là một công cụ quản lý cá nhân đáng để bạn thử. Tại sao không trải nghiệm nhỉ? Mình cá rằng bạn cũng sẽ mê nó như mình thôi.

© 2025 Bean JP. Chia sẻ trải nghiệm sống, học tập và làm việc tại Nhật Bản.